皆さん、こんにちは！

今回は私が現在受講しているペーパーレスアドバイザーについてお話したいと思います。

個人デスクペーパーレス実践

整頓前

整頓後

 

ペーパーレスとは

皆さんはペーパーレスという言葉は聞いたことありますでしょうか。

オフィスから紙で残す必要があるものや、残した方が良い書類資料等は残し不必要な書類資料等を取り除くことです。

単に、紙類を減らす（なくす）のではなく残す書類資料等をすぐに利用できる状態に維持する「整頓」された状態をつくることである。

メリット

必要な書類資料がすぐに利用できる状態になることによって「時間的効果」「経済的効果」「精神的効果」が得られ、業務効率が上昇します。

会社の生産性のアップに繋がります！

 

ペーパーレスアドバイザーとは

オフィスのペーパーレスを推進し、他の人に助言を与えることのできるスペシャリストのことです。

オフィスの書類資料等の保管状況を客観的に分析し、整理が滞っている原因をみつけ、解決までの道筋を組み立て実践します。

オフィスの無駄を排除し、働きやすく効率の良い環境を維持させます。

 

ペーパーレス４つのステップ

①知る

オフィス内にどんなものが保管・保存されているのかを把握し、書類資料等の必要性を考える

チェックポイント

・その書類資料はそもそも何を目的に作られているのか

・保管する書類資料、保管しない書類資料の把握

・保管する書類資料の保管期間（どの程度保管すべきか）を把握

 

②分ける

書類資料等を保管が必要か不必要か分ける

分けることができれば、オフィスから不必要な書類資料を減らす（廃棄・処分）ことができる

チェックポイント

・個人所有物は、個人で対応する

・会社所有物は、会社ルールで対応する

 

③減らす

不必要な書類資料等は、保管・保存せず、その場で判断し処分する

チェックポイント

・捨ててもよい書類資料等は「今、この場で」捨てる

・不必要な書類資料等であるにも関わらず、すぐに捨てない＝「とりあえず保管」が、ペーパーレスが進まない原因のひとつ

 

④しまう

必要な書類資料等は、必要な人が必要な時に使用できるよう最適な指定場所に保管・保存する

チェックポイント

・保管する書類資料等は、使用頻度を確認し、分類ごとに保管・保存する

 

まとめ

新たに入手する書類資料やモノの量が、廃棄する量より多ければ書類資料やモノは増えていきます。

オフィスにおいて、不必要な書類資料やモノがあることに気づき、現状を把握することが大切です。

ペーパーレスにおいて、減らす（廃棄する）ものと保管する必要書類資料を分類し整理整頓することが第一歩になります。

オフィスにモノがあふれていたり、書類資料の分類を何から始めていいのかわからない方いましたら、是非明光堂までお気軽にご相談下さい！

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