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働き方変革を支える会議アイデア

2021年04月03日

皆さんこんにちは^_^

あったかくなり、外でバーベキューでもして飲みたいですが、

我慢 我慢 ですね。

さて、今回は会議についてご案内したいと思います。

働き方改革とは、テレワークや残業時間の削減だけではありません。

日々の会議やミーティングを効率化し、生産性を高めることも働き方改革につながります。まずは「会議」から、働き方改革の第一歩を踏み出しましょう!

より生産性の高い「会議」を実現するためのアイデア!

〇ムダな会議予約を排除して、会議室の利用効率を上げる。

このような課題はありませんか?
1、いつも予約でいっぱいの会議室、なんとかならないのだろうか。
2、会議室の予約が取れないから、会議開催のタイミングが遅くなってしまう。
3、予約しても使用されないカラ予約となっていることが多い…。

便利な予約システムと利用状況分析で会議室の運用を改善!

会議室の予約管理システムを活用することで、ムダな会議予約(カラ予約)を解消。限られた会議室の有効活用が可能となり、会議や打ち合わせの先送りを減らせます!また、利用状況分析データをもとに会議室の適正な部屋数なども検討が可能です。
会議室のカラ予約を減らす
会議室のカラ予約を減らす
会議室の予約・管理システム(SmartTimeShareSmartRooms)なら、自動キャンセル機能で、無駄な予約を減らし、会議室の効率的な活用が可能です。

 

〇参加者が持ち寄ったアイデアを簡単に共有しやすくする。

このような課題はありませんか?
1、議題の最新版資料を持っていても「話を中断してしまうかも…」と気を使って投影できなかった。
2、スマホで撮影した現場写真を会議中に共有する手段がない。
3、発表のたびにケーブルが届く位置まで移動することが面倒で、発言を躊躇してしまう。

 

ワイヤレスプレゼンテーションシステムでアイデアを共有!

各自が持っているさまざまな情報やアイデアは、他の人の「目に見える」形になってこそ意味を持ちます。RGBケーブルを抜き差しすることなく、ノートPCやモバイル端末内の情報を簡単に投影できるツールがあれば、会議中にスクリーンへ投影される情報量が飛躍的にアップ。コラボレーションが促進されます。さらに、すぐに資料を画面で共有できるため、印刷して配布する機会が減り、ペーパーレスにも貢献します。

 

クリックひとつで簡単投影 [動画]

ClickShare(クリックシェア)なら、ボタンを押すだけで、いつでも・だれでもワイヤレスに画面を共有できます。世界中で10万台以上の実績をもつ、ワイヤレスプレゼンテーションシステムです。

 

 

 

〇場所の制約を受けない会議システムを導入する。

このような課題はありませんか?
1、意思決定者が多忙なため、会議やミーティングの予定が度々延期される…。
2、意思決定者が異なる拠点にいるため、出張に合わせて月に1回しか会議ができない…。
3、報告だけの会議に遠方からの参加を呼び掛けずらいが、キーマンは外せない…。

 

モバイルやPCからも接続できる遠隔会議システムを活用
会議室にTV会議システムを設置して、ノートPC、タブレット、スマートフォンからも接続できるようになれば、外出先や離れた拠点にいるキーマンも会議に参加しやすくなります。会議の延期による意思決定の遅れを防ぎ、ビジネスのタイミングを逃しません。

 

ワンタッチで遠隔会議をスタート!
ワンタッチで遠隔会議をスタート!
ワンタッチでつながる遠隔会議システム(Microsoft Surface Hub)を導入すれば、移動や情報共有の時間を大幅に短縮。Outlook のMicrosoft teamsで会議を予約するだけで、誰でもかんたんにテレビ会議をスタートできます。
生産性の高い遠隔会議をサポート!
外出先や離れた拠点、テレワーク中のメンバーなどと画面共有も可能。図面・表など細かい箇所の説明も、手元のデバイスで資料や板書を確認できるため、意思疎通が図りやすく、すれ違いを防げます。まるで同じ部屋にいるような生産性の高い遠隔会議を実現できます。

 

 

〇複数の情報を同時に表示し比較検討できるようにする。

このような課題はありませんか?
1比較のA・B案の資料を切り替えながらプレゼンしたところ、ポイントがうまく伝わらなかった。
2売上推移・競合比較など、予め準備した資料をタイミングよく表示できずに会議終了となった。

 

マルチスクリーン環境で、正確&迅速な意思決定をサポート
意思決定をする会議では、必要な資料・データがより的確に伝わる環境が必要です。プレゼンテーションの内容を補足する資料や、関連情報などを複数表示するためには、複数のスクリーン(表示モニター)が備わったマルチスクリーン環境が有効です。

 

マルチスクリーン環境を構築
マルチスクリーン環境を構築
Realsize Presenter(リアルサイズプレゼンター)なら、マルチスクリーン環境を1台のPCで楽々操作できます。資料や動画、グラフなどを複数のスクリーンに表示したり、強調したい部分を拡大することも可能です。会議中の話題に沿って、タイミングよく必要な資料を表示し、迅速な意思決定をサポートします。

今回のご紹介しました会議のこともそうですが、

オフィスに関わることなら是非、オフィスのこと!まるごと明光堂へご相談ください。

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明光堂ブログ担当 投稿者:明光堂ブログ担当
2021年04月03日 05:55
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