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ペーパーレスとは

2021年01月13日

皆さまこんにちは!

年末年始はかなり寒かったですよね。

やっと、今日くらいから暖かくなりそうで、少しほっとしますね。

さて今回は、ペーパーレスのことについて 書いてみます。

■ペーパーレスと聞くと「紙が1枚もない状態」や「タブレット端末で会議」

などが思い浮かぶかもしれません。

ペーパレスとは、オフィスや職場から資料などの紙をすべて取り除くことではなく、

1、紙で残す必要ある物や残したほうがいい書類資料は残し、不必要な紙を取り除くこと。

2、残す書類資料等は、すぐ利用できる状態を維持させること。

つまり!【整頓】された状態を作る ことです。

これまでのペーパーレスとの違い

一般的なペーパーレスの多くは、紙を使わないことによる「コスト削減」とデータ化する

ことによる「効率化」をめざしています。

しかし、紙には視認性が高く、書き込みをし易いといったメリットや、紙で保有が必要な書類があります。

データ化も、検索しやすいなどのメリットがありますが、不必要な書類までデータ化してしまうと、のちのちデータの管理が大変になります。

ペーパーレスとは、やみくもにデジタル化し、紙を減らすことではありません。

ペーパーレスの「理論」や「仕組み」を理解した上でオフィスにあるムダを取り除き、働きやすく効率の良いオフィスにすることが最終目標です。

ペーパーレスはそのための「手段」であって「目的」ではないのです。

ペーパーレスの対象範囲

オフィスには、書類書類等の紙類以外にも多くのものが存在しています。これらも一緒に考えないと、ペーパレスを実施しても、想定した効果が得られません。

ペーパーレスは紙だけではなく、オフィスや職場にあるすべての物が対象になります。

■主なペーパーレス対象物

・書類資料を中心としたビジネス文書

・カタログ、書類、雑誌等の紙類

・伝票

・文具事務用品

・図面、販促物、商品サンプル、掲示物など

※ペーパーレス実施後は、書類資料等の保管に必要であった収納庫も、ペーパーレスの対象物となります。

ペーパーレスの3つのメリット

ペーパーレスを実施することによるメリットは3つあります。

■時間的効果

必要な物しかないため、欲しいものがすぐに見つかり、探す時間が削減されます。

■経済的効果

保管にかかるコストが減り、オフィス内のスペースを捻出できます。

■精神的効果

目に入るものからの混乱をさけ、モチベーションのアップに繋がります。

〇ペーパーレスについてのご相談は、是非! 明光堂へ

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明光堂ブログ担当 投稿者:明光堂ブログ担当
2021年01月13日 08:03
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