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明光堂でペーパーレスプロジェクトを始めました!!

2017年02月10日

みなさん、こんばんは!!

今日は本当に冷え込みましたね。しかも、明日は福岡、大阪、名古屋など都市部でも雪が降り、日中の気温も5度前後までしか上がらないそうです。天気予報では神戸市内も週末は雪マークがついています。みなさん、お出かけの際は、くれぐれもお気をつけくださ~い!!
そういう私も、週末土日は家具の搬入作業が入っていますので、寒さに負けず気合いを入れて仕事に励みたいと思います!!

「おりゃ~!!」 笑

さて、今回は表題の通り、『ペーパーレス』についてです。

日々生み出されるオフィス文書の削減は、企業が抱える課題のひとつです。

最近の事例の一つとして、ライフネット生命が生命保険をより便利にするための取り組みとして、2016年12月1日から、生命保険の申し込み手続きをペーパーレス化したとの記事が出ていました!

ペーパーレスを実現することは、オフィススペースの削減や情報の一元化、ひいては業務の効率化に繋がる重要な手段であると言えます。

そんな中、弊社も真剣にペーパーレスに取り組み始めました。

そして、これから率先してお取引様に対し『ペーパーレス』をアドバイス出来る様、ペーパーレスアドバイザー1級という資格を取得しました!!

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明光堂では営業・業務・企画制作・経理・通販と部署を問わず取得しました。
なぜ営業以外も取得したかというと、社内でのペーパーレス化についての意識向上はもちろんですが、今後明光堂がお取引様に対してペーパーレスをご提案していく中で、営業だけでなく、例えば営業以上にお客様との接点が多い業務の者が取得することによって、会話の中でペーパーレスについての相談を受けたり、営業と連携を取りながらお客様へ推進していけるような体制を作っていきたいと考えています。
そういった意味でも、まずは社内から・・・ということで、早速プロジェクトチームを立ち上げ、今年から社内ペーパーレスプロジェクトに取り組み始めました♪

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明光堂ペーパーレスプロジェクトリーダー就任♪

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リーダー1名と、各チャネルでのサブリーダー3名の4名体制でプロジェクトを進めてまいります!
もちろんPJチームのもと、全員参加が取り組んでいきます!!!!

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早速、リーダー集めてのキックオフミーティングを行いました。

何のためにペーパーレスをするのか??ここが一番大事です!

それは『社内業務における生産性UP』であること!
オフィスから書類資料等紙類をすべて取り除くことではなく、
紙で残す必要や残した方が良い書類資料等は残し、不必要な書類資料等は取り除き、残すモノをすぐに
利用できる状態にすること。

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キックオフミーティングの後は、社内でもう一度『ペーパーレス』についての目的等を説明!!

ペーパーレスを実施することで、オフィスにあるムダを取り除き、働きやすく効率の良いオフィスにすることが大切。ペーパーレスはそのための手段であって、目的ではない。

リーダーが中心になり、他のメンバーにしっかりと説明します!!

続いて、オフィスの書類量(ファイルメーター)を各自で計測。

書類や紙だけでなく、カタログなども計測します。

今までは1人1冊ずつ各メーカーのカタログを使用していましたが、使用頻度に合わせて1人1冊ずつではなく、共有場所で使用することにしました。

「どこに、どうしまうか!!」といったルール決めもPJの重要な役割です。今後しっかりと社内共通のルールを作っていきたいと思います。

繰り返しますが、ペーパーレスを実施することで、オフィスにあるムダを取り除き、働きやすく効率の良いオフィスにすることが大切。
ペーパーレスはそのための手段であって、目的ではない。

これにつきます。

ペーパーレスPJで最初にPJリーダーが「5月末までに書類量を半分にする!!」と宣言しました(驚)
皆が意識高く、会社が良くなるために取り組んでいきたいと思います。

このようなカタチで、弊社のペーパーレスの取り組みを今後も発信していきたいと思います!

乞うご期待!!

明光堂ブログ担当 投稿者:明光堂ブログ担当
2017年02月10日 10:15
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