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【書類整理から学ぶ働き方改革への第一歩】

2019年10月09日

皆さん、こんにちは!
大荒れの天気が続いていましたが、ようやく落ち着ついて、急に涼しくなりましたね!
日中はまだ暑いですが、朝と夜が心地よい涼しさでとても寝やすくなりました。
汗かきでよく寝汗をかく私にとっては、最高の季節が来ました(笑)
とは言うものの、朝晩急に冷え込むので皆さんも体調に気を付けてお過ごし下さい!

 

さて今回は先月行ったコクヨさんの書類管理セミナーについてご紹介したいと思います。

 

書類整理セミナーを行うメリット
・情報漏洩を防ぐ→自社の情報管理
・時間の効率化→長時間労働の是正
・場所の効率化→働きやすい環境
働き方改革へ繋がる

 

情報漏洩の約40%は紙媒体からでありインターネット、電子メール、携帯電話を差し置いて一番多く事務所での机上山積み、デスクの足元、収納庫の中、倉庫内の無法地帯などほったらかしになっていることが多いです。

オフィスワーカーが1日に書類を探すのに使っている時間は約20分で計算すると年間約10日間書類を探しているだけに時間をあてていることになります。
またオフィスワーカー1人あたりの書類量は6.7fm (fmとは書類を積み上げた高さをメートル単位で測ったもの) になり100人オフィスでは670m(東京イツリーと同じ長さ)、16人オフィスでは107m(神戸ポートタワーと同じ高さ)になります。

なので書類整理をすることで労働時間と労働環境の改善が見込めます!

 

書類整理は今からすぐに始められる働き方改革!!

・時間の効率化→タイムセービング
・場の効率化→スペースセービング

 

 

コクヨの書類整理術

・フロー書類
日々使用する仕掛かり書類。
個人管理で収納什器個人用のワゴンやロッカーです。

KaTaSu

書類の見出しを「書く」ことと、「立てて」保管することで検索性が上がり、”捨てる”書類も見つけやすくなる商品です!

 

 

・ストック書類
必要に応じ参照する書類。
共有で管理、収納什器は共用収納庫です。

NEOS

書類量に合わせて変わる背幅サイズ、収納効率の良いモジュール設計、活躍の場を広げるマルチウェイ設計により、収納スペースと識別しやすいカラーで検索性をupさせる商品です!

 

 

書類整理をする重要ポイント

①現状把握

・現状のファイルメーター確認

・目標廃棄量決定

・カラー分類方針決め

②収納ルール

・ファイル用品決定

・ファイル管理表作成

・収納什器決定

・ロケーション決定

③運用・維持

 

明光堂では書類整理だけではなく他にも防災用品など様々なセミナーを開催しております。

書類整理に関して困っている方や他のセミナーに興味のある方、是非、明光堂までお気軽にご相談下さい。

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*印刷・文具事務用品・オフィス家具・引越し・レイアウト相談・通販・家具修理・防災用品・ペーパーレス・働き方改革のお手伝いなど、オフィス内でお困りなことがありましたら、是非明光堂までお気軽にご連絡下さいませ!!“オフィスのことまるごと”ご相談承ります!
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明光堂ブログ担当 投稿者:明光堂ブログ担当
2019年10月09日 08:22
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